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今すぐ真似したい!ノー残業女子がやってる時短テク5つ

2019/04/23

働き方改革で残業を減らそうという会社が増えてきました。
ノー残業デーを取り入れるなど、早く帰ることを推奨されることが多くなったものの、いつも残業している人があなたのまわりにもいませんか? そんな中、逆に仕事が早くて毎日定時で帰っている人もいますよね。
そこで、ノー残業女子が実践している、今すぐできる時短テクニックを5つご紹介します。

(1)ショートカットキーを覚える

資料作成でよく使う機能は、ショートカットキーを覚えておくと便利です。
多くの方が知っているショートカットとして、Windowsの場合コピー「Ctrl+C」、貼り付け「Ctrl+V」がありますが、それ以外にあと3つ覚えるだけでも資料作成の時短につながります。

1つ目は切り取り「Ctrl+X」、覚えにくかったら「X」はハサミをイメージすると忘れません。
2つ目はウィンドウを閉じるときに「Ctrl+W」、WはWindowの頭文字です。毎回右上のバツ印を押してファイルを閉じている方は今すぐ覚えましょう。
3つ目はデータを保存する時、保存は「Save(セーブ)」なので「Ctrl+S」でワンタッチ保存ができます。

(2)良く使う定型文は辞書登録する

パソコンの辞書登録を活用していますか?
よくある使い方として、珍しい苗字や企業名を登録している方は多いようですが、時短のためには文章を登録するのがおすすめです。

普段メールでよく使うフレーズ「お世話になっております。●●株式会社●●課の●●です。」は辞書登録しておきましょう。例えば「よみ:おせわ」で変換すると出てくるようにしておけば、タイピング数を格段に減らすことができます。小さな時短テクでも、1日にメールを数十件出すような場合は、ちりも積もれば山となり、大きな効果が期待できます。

(3)デスクトップを整理整頓する

机の上が散らかっていると、必要な物や資料を探すのに大きく時間をロスします。
同じように、パソコンのデスクトップが整理されていないと、必要なデータにたどり着くのにとても時間がかかります。他人の目につく机の上はきれいでも、自分しか見ないデスクトップは汚いという人が意外と多いです。

そんな方は、壁紙に一工夫するだけですっきりと片付きます。インターネットで検索すれば、4分割された壁紙がたくさん見つかります。「いつも使う」「保存」「一次置き」「削除予定」の4部屋を決めて、そのルール通りにデスクトップにあるアイコンやファイルを配置しましょう。「一次置き」と「削除予定」を毎週末に振り分け・削除していけば、デスクトップを機能的に保つことができます。

(4)名刺はデータで管理する

名刺は社会人の必須アイテムのひとつです。
たくさんの名刺をファイル保管している方も多いのではないでしょうか。数百枚の名刺を紙で管理するのは、場所を取るし手間もかかる、その上探すのにも時間がかかります。ここは思い切ってデータ管理に切り替えて紙は破棄しましょう。

今は無料で利用できる名刺管理のスマホアプリがたくさんあります。写真を撮るだけで簡単にデータ管理ができ、検索も簡単で利便性も高いです。名刺を整理する時間と探す時間を圧倒的に短縮できるデータ管理にすぐ切り替えましょう。

(5)メールを返す時間を決める

メール1件に返信する時間は大した時間ではありません。
しかし、他の仕事を進めている時に、その手を止めてメールを都度返信していては、集中力が途切れて非効率です。
よっぽど急ぎのメールがあるときは別ですが、普段はメールチェックする時間を決めておくと良いでしょう。マルチタスクで対応するより、一つひとつの仕事に集中した方が生産性は高いです。

まずは朝出社したとき、次はランチの後、そして退社前と、1日3回のルールを作ればとても効率的で時短につながります。

どれも今すぐ実践できる簡単な時短テクニックです。
会社帰りのプライベートを充実させるためにも、あなたも今日からノー残業女子を目指しましょう!

Editor:Megumi Fukuchi

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