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YESマンにならずに上司の評価も高い 「指示受け上手」の共通点

2018/06/24

仕事をしていく上で指示を受けることは多くあります。しかし指示を受けているときの態度や返事の仕方で損をしている人が多いのも事実でしょう。
せっかくなら指示受け上手になり、上司からの評価もアップしたいですよね。
今回は、マナー講師であり『NPO法人 日本サービスマナー協会主催 敬語力検定 1級』の筆者が、どうすれば「指示受け上手」になれるかどうかを紹介します。

(1)呼ばれたらまず一言返事を

まずは呼ばれたらすぐに「はい」と返事をし、メモを用意して相手の席に行きます。「はい」と返事もせず、無言で直接席に行ったりしないように注意しましょう。
別件で忙しいからと「えー」や「わかりましたけど……」など不快感をあらわにした返事は絶対にNGです。
また話の内容がわかっている場合は、関連資料を持っていくといいでしょう。とにかく、呼ばれたらすぐに返事をするのは、ビジネスパーソンとしての常識ですよ。

(2)メモを取るときは相づちを忘れず

話が始まったら早速メモを取りましょう。
内容をうろ覚えのまま進行してしまうと、後々思わぬトラブルになることもありますので、メモを取りながら話を聞くように習慣づけると良いでしょう。
またメモを取ることで無言になってしまうのはNGですよ。新人にありがちなのが、メモを取ることばかりに必死になってしまい、相手の顔を見ないこと。
確かに、一生懸命な姿勢は大変共感が持てますが、メモを取りながら「はい」などと相づちを打つようにするだけでも、好印象に繋がるはずです。

(3)質問は一番最後にする

途中で質問があったとしても、話を遮ってはいけません。
相手の話を最後まで聞き「はい、かしこまりました」と返事をしたあとで質問し、確認を取ります。
そして最後にメモを見ながら復唱し、問題がないかを確認をします。話の途中で質問をするのは相手の話の腰を折ってしまいますので注意しましょう。最後のタイミングでの質問になるので、メモの中に質問事項を箇条書きでも良いので残しておくとスムーズに対応できるでしょう。

(4)話を聞く態度にも注意を

相手が話をしているのに姿勢を崩したり、ペン回しをしたりと、癖になっているような落ち着きのない態度を取るのはやめましょう。
話の聞けない人間だと判断されてますし、悪意がなくとも不快な気持ちになることでしょう。
しっかりと直立し、「はい」と相づちを打つことで自分の話を真剣に聞いている、と相手も話しやすくなります。
話を聞いている態度は、話し手からとても印象に残ります。「あの時、真剣に聞いていてくれた」と、思わぬところで顔と名前がパッとあがることもありますよ。どんな時も、相手に不快な思いをさせてしまわないよう、注意したいですね。

(5)無理難題はスマートに断ろう

これらは指示受け上手の共通点であり、意識すれば誰でも簡単に取り組めるコツですよね。
しかし、どんなに指示受け上手であっても、「YESマン」になる必要はありません。
例えば無理がある指示や依頼を頼まれることも、社会人ならあるでしょう。指示受け上手の共通点は、こういった場面の断り方がスマートだといえるでしょう。怪訝な顔をして厳しい口調で「NO」を伝えるのではなく、物腰の柔らかい態度と言葉で対応することも重要です。
このような場面では「その仕事は私には無理です」を「その仕事は私では力不足のように思います。他のことでお役に立てることはありますか?」といったように、言葉遣いを改めるだけでも印象が違ってくるでしょう。

「指示を受ける」ということだけでもポイントを押さえることで評価は高まります。きちんとした態度で、「あなたの話をきちんと理解しています」と伝えるように心がけましょう。

参考文献
西出博子『できる女性のビジネスマナー』ナツメ社

Editor:Hitomi Maehama

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