休み前後がポイント!有給取得時のスマートなお作法3つ
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休み前後がポイント!有給取得時のスマートなお作法3つ

2018/05/01

働き方改革などで、有給休暇の取得を推進する企業が増えてきました。とはいえ、お休み中の業務を同僚に引き継ぐことを考えると、休みづらかったり後ろめたさを感じたりすることも。また有給がとれたとしても、社用携帯に電話がかかってきて結局仕事をしする羽目になり、せっかくのお休みが台無しに……。そんな経験があるあなたに、同僚への負担を最小限にして自分もゆっくり休む、有給取得のスマートなお作法をご紹介します。

3つの「化」でスマートな引き継ぎを

有給を取得する場合、会社によっては申請期限を設けていることがあります。「●日前までに申請」という記載があるかどうか、就業規則をよく確認してみて。
無事に申請が通ったら、ここからが本番。あなたが仕事を引き継ぐための準備は3つです。

1つめは業務の【簡易化】。引き継ぐ相手は、普段自分がしている仕事とあなたの分の仕事を両方することになります。必要最低限のことだけをお願いできるよう、業務を整理して簡易化しましょう。ここぞとばかりにあれもこれもとお願いするのは絶対にやってはいけません。

2つめは業務をリストにして【言語化】すること。口頭での引継ぎでは相手にメモを取らせることになるので、必ずあなたが文字で残すようにして。そうすることで認識違いも起こりにくくなります。

3つめは言語化したリストを【手順化】すること。例えば「申請書データを××へ提出」と書くのではなく、「1.申請書ファイルのA~D欄を入力、2.上書き保存、3.出力して××へ提出」といった具合です。手順化することで業務がより分かりやすくなりますね。

お休み中の電話がなくなる魔法のメール

有給中に会社携帯に頻繁に連絡が来るとすれば、それはあなたの準備不足かも。お休み前に「明日は有給をいただきます」と関係者にメールを1通送るだけで、ずいぶん改善されるはず。よほど緊急の案件でない限り、お休み中の人に敢えて連絡をしようと思う人は少ないですよね。
メールにはお休み中、あなたが業務をお願いしている人の名前を記載しておくと、なお良しです。連絡窓口を明確にしておくことで、「ちょっと聞きたいから携帯に電話しちゃおう」ということがなくなります。もちろん引き継ぎをお願いする相手に了解を取った上でお知らせ下さいね。

◆メール例
明日X月X日は私用にてお休みをいただきます。
緊急のご用件などがありましたら、同じ部署の●●までご連絡ください。
Y月Y日に出社いたしますので、
メールをいただいたものはそれ以降で対応させていただきます。
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

ありがとうの気持ちはお土産で

直接業務をお願いしていない人でも、もしかしたらあなた宛ての電話をとってくれたり、問い合わせに答えてくれたりしているかも。有給を利用して旅行などに出かけた場合は、部署の皆さんに必ずお土産を買っていくようにしましょう。個包装になったお菓子が配布しやすくておすすめです。
あなたの業務を引き継いでくれた同僚には、それとは別にさらに特別なお礼を。相手が女性ならハンドクリームやリップバームなどの消耗品、男性ならドリップコーヒーやおつまみ系お菓子などの飲食物が好まれるようです。ちょっとした物でよいので感謝の気持ちを贈り、逆に相手が有給をとることがあれば自分が引き受けると伝えましょう。

有給取得は従業員がもつ権利のひとつです。お休み前後のお作法をマスターして、皆が気持ちよく有給がとれる雰囲気をあなたから作り出してみて。

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Editor:Megumi Fukuchi
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