現役人事&秘書ライターが教える「好印象メール術」
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現役人事&秘書ライターが教える「好印象メール術」

2018/04/25

新年度を迎え、何かと「はじめまして」が多いこの季節。初対面の相手にメールで連絡をすることも多いのでは?そこで、社外の人とのやり取りが多い現役人事&秘書ライターが、これまでに見てきた好印象のメール術をご紹介。新たな出会いを大切にするためにも、ぜひ参考にしてみて。

ケース1:初めてのアポイント後のメール

まずは時間をつくっていただいたことにお礼を伝えましょう。お礼を言われて嫌な気持ちになる人はいません。基本的なことをおろそかにしないことが、どんな仕事においても好印象を与えるポイント。さらに、打ち合わせの中で相手から出た話題にさりげなく触れると、「この人は聞き上手だ」という印象に。
あなたがもし営業担当なら、次のアポイントにつながる宿題を自らつくって提案できたら満点。アポイントをお願いするときは「よろしければ」や「お時間ありましたら」などのクッション言葉をはさみ、相手の都合を気遣うとさらに好感度アップです。

◆メール例
本日はお時間をいただきありがとうございました。
さて、○○様が注目されているとお聞きした今期の採用市場について、
さっそく調べてみたところ××の統計が出ていました。
今週中にはデータをまとめますので、
よろしければ来週×月×日から×日の間でお時間をいただけないでしょうか?

ケース2:これから会う取引先へのご挨拶メール

まだ会ったことがない相手にメールを送る場合は、「基本をおさえて簡潔に」がポイント。わかりやすいメールは、どんな相手にも好印象を与えます。簡潔にまとめるのが苦手な人は、箇条書きを意識するとスッキリまとまりますよ。
また、日時や場所などの連絡事項は、文中に入れずに必ず別で記載を。目を通してほしい箇所は独立させることで、よりわかりやすいメールを目指しましょう。
打ち合わせの内容が決まっているのなら、事前にアジェンダを送り、相手と目的を共有して。ゴールが明確になり、打合せ時間の短縮にもなるのでおすすめです。

◆メール例
はじめまして、●●です。
このたびはお時間をいただきありがとうございます。
明日は下記の通りお伺いさせていただきます。
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日時 5月7日(月)15:00~16:00
場所 御社会議室
アジェンダ
1 弊社サービス概要のご説明
2 御社ご状況のヒアリング
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〇〇様にお会いできますことを楽しみにしております。

ケース3:会食後のお礼メール

会食後のお礼メールを徹底している人は「キチンとしている人」という印象を持たれます。特にあなたがご馳走になっているなら、翌日のお昼頃までにはお礼のメールを送りたいところ。ただし、業界・業種によっては会社メールでのやり取りが禁止されている場合もあるので会食の際に確認しておくとよいでしょう。
異業種交流会など人数が多い会食の場合は、相手がメールを受け取ってもあなたの名前と顔が一致しないことも。何の会でどんな話をしたのかをさりげなくメールで伝え、思い出してもらうと同時に印象に残す工夫を。また、数ヶ月後に再び会う機会があった際には、ぜひメールを読み返してみて。何の話をした相手なのか、あなた自身のメモにもなるので、ぜひ使ってほしいテクニックです。

◆メール例
秘書交流会でご一緒させていただいた●●です。
東京駅で購入できる手土産について、
××のお店をご紹介いただきありがとうございました。
先輩秘書として、ぜひまた相談にのっていただけますと幸いです。

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Editor:Megumi Fukuchi
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