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遅延理由書が必要な場面とは?【ケース別】の書き方や例文を紹介します

2020/03/26

公的機関や会社などに対し、手続きや書類提出をする場合、何らかの理由で間に合わないこともあるでしょう。遅延理由書は、そのような場面で提出を求められる可能性がある書類です。必要となった際に迷わないよう、シーン別の書き方を理解しておきましょう。

遅延理由書とは?

言葉だけでなんとなくイメージできる遅延理由書とは、具体的にどのようなものなのでしょうか。しっかりと意味を理解しておきましょう。

手続きや提出が遅れたときに必要

公的な事務手続きやビジネスでのやり取りでは、多くの場合、期限が定められます。

しかし、さまざまな理由で期限に間に合わないこともあるでしょう。 プライベートな間柄なら、口頭で謝罪し、遅れた理由を述べれば済むことです。一方で、ビジネスシーンや行政が絡むような場面では、

遅れた事実や理由を書面で示したり残したりする必要が往々にして生じます。 遅延理由書とは、期限の定められた手続きや書類の提出が遅れてしまった場合に、間に合わなかった理由を書いて提出する書類です。 

ビジネス上でミスをした際に提出する始末書や反省文のように、遅延した理由と謝罪文を書く必要があります。

遅延理由書が求められる場面

遅延理由書は、さまざまなシーンで求められる可能性がある書類です。主なケースを紹介します

社会保険

会社員は、会社に就職すると社会保険の資格を取得し、健康保険証が交付され医療費が3割負担(状況により例外あり)となります。
しかし、会社が行う社会保険の手続きが遅れてしまうと、医療費は10割負担です。 社会保険の資格取得は、入社後5日以内の手続きが定められていますが、医療費の自己負担額が上がることを考慮し、実際には多少の遅延が許されます。 

何らかの理由で60日以上遅れて手続きする場合は、勤務していたことを証明する賃金台帳や出金簿などの提出が求められ、遅延理由書もあわせて提出が義務付けられています。

 従業員が退職する場合も同様です。原則として退職後5日以内の手続きが求められ、60日以上過ぎた場合は遅延理由書が必要となります。

雇用保険

会社が従業員を新たに雇用する際は、雇用保険への加入も義務付けられています。原則として、手続きの期限は雇用開始日の翌月10日です。 

社会保険と同様に、雇用保険も雇用開始日から60日が過ぎた場合は、賃金台帳や出金簿などとあわせて、遅延理由書が求められます。

雇用保険は、最大2年までさかのぼっての加入が可能です。 なお、雇用保険の資格取得条件は「所定労働時間が週20時間以上であること」となっており、退職者だけが雇用保険の資格喪失対象になるとは限りません。

 労働時間が短くなった従業員に対しても、資格喪失の手続きを求められますが、この手続きを忘れてしまうケースも多くみられます。

過去にさかのぼって資格喪失の手続きを行う場合は、遅延理由書の提出を求められることがあります。

社内

ビジネス上でも、会社から遅延理由書を求められるケースがあります。
基本的には、やむを得ない事情で書類の提出や手続きが遅れ、会社に迷惑をかけた場合に使われます。 

例えば、出勤途中に交通事故に遭い、病院に搬送され欠勤連絡もできなかったような場合や、家族が不在の状況で、出勤前に急な体調不良に見舞われたりしたような場合が考えられるでしょう。

 部署単位で会社が責任を負うようなケースや、他部署との間で問題が発生したようなケースでも、遅延理由書の作成が求められることがあります。

 反省文や始末書など、社内でミスやトラブルを起こした際に求められる書類は他にもあります。

しかし、遅延理由書と呼ばれる書類の場合は、あくまでも何らかの遅延が発生した際に使われる書類であることを理解しておきましょう。

遅延理由書の書き方

遅延理由書には、遅れた原因だけでなく、状況によって盛り込んだほうがよい内容もあります。一般的な書き方を覚えておきましょう。

遅延理由は不手際・失念など

公的な書類提出が遅れた場合や、何らかの遅延で取引先などに迷惑をかけた場合は、「担当者による不手際があったため」というような文言がよく使われます。
しかし、この言い回しは、従業員の怠慢を理由にしているような、言い訳がましい印象も与えかねません。 本当に忘れていただけなら、「業務多忙により失念していました」「私の不注意でした」などと、素直に責任を認めるような書き方でよいでしょう。 

不慮の事故・情勢不安・天候不順など、自分側としてはどうすることもできなかったような場合は、はっきりと理由を書きましょう。

いずれにしても、だらだらと長い文章にせず、簡潔に述べることがポイントです。

場合によっては再発防止案も記載

遅延理由書は、単に理由を伝えるだけでなく、再発を防ぐ意味も含む書類です。一見してやむを得ないような事情であったとしても、できるだけ再発防止につながるような対応策を考え、相手に示すようにしましょう。 
また、謝罪文を書き添えることも重要です。自分のミスなどで遅延した場合はもちろん、不可抗力な出来事が原因である場合でも、迷惑をかけたことに対してはお詫びの気持ちを表しましょう。

 特に、会社や取引先が相手である場合、謝罪や再発防止に関する文言を必ず入れることが重要です。

遅延理由書の例文

遅延理由書に決まった書き方はありませんが、自由に書き過ぎると相手に失礼な印象を与えかねません。一般的に書かれている文例を、ケース別に紹介します。

社会保険事務所に提出

社会保険における資格取得の際に、期限が過ぎてしまった場合の例文を紹介します。

▼使い方例▼ 
--------------------- 

 社会保険事務所長殿 

 遅延理由書 

 弊社社員◯◯は、令和◯年4月1日に入社しておりましたが、担当事務員の不手際により、社会保険取得に関する書類の提出が遅れてしまいました。

 今後は、このようなことのないように、十分注意してまいります。

今回に限り、御取り計らい頂きますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 

 令和◯年 6月10日 
 住所 
 会社名 
 代表取締役 印 

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ハローワークへの提出

雇用保険に関する書類は、ハローワークへ提出することになります。資格取得の書類提出が過ぎた場合の例文は以下の通りです。

▼使い方例▼ 
 --------------------- 

 公共職業安定所長殿 

 遅延理由書 

 この度、下記1の雇用保険被保険者資格取得届に関しまして、提出が遅れた理由は、下記2の通りです。  
今後は、届出期限までに提出するように注意いたします。
 

1.雇用保険被保険者資格取得届の内容  
氏名・生年月日・雇入年月日・資格取得年月日・被保険者番号を列記 


2.遅延理由 弊社事務手続き上のミスによる  
(所在地・名称・代表社名・電話番号を署名の上、押印)

 ---------------------

取引先へ提出

社外の取引先などに提出する場合は、下記のように謝罪や再発防止策を書き入れましょう。

▼使い方例▼

--------------------- 
 株式会社○○ △△殿 
 令和○年10月25日 
 株式会社□□ ▲▲(自分の氏名) 

 遅延理由書 

 拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶びいたします。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。  

さて、本日、今月分の貴社へのお支払いが未入金とのご連絡を頂戴いたしました。 

 すぐに調査をいたしましたところ、弊社のデータ入力ミスにより、貴社への入金が翌月にずれ込んでおりました。

多大なるご迷惑をおかけしましたこと、深謝申し上げます。 

なお、代金は今月30日に、確実に全額小切手にてお支払いいたします。 
 
今後はこのようなことのないよう、システム管理を厳しく徹底してまいりますので、どうかこの度ばかりはご容赦いただき、今後ともご愛顧くださいますようよろしくお願いします。  

まずは、書中をもちましてお詫び申し上げます。 

 敬具
 --------------------- 

上司や会社に提出

社内に向けた文章では、今後に向けた再発防止策をしっかりと書くことが重要です。

▼使い方例▼
--------------------- 
 令和○年9月8日  
システム管理部長殿 システム開発部 
○○(自分の氏名) 

 遅延理由書 

 完了報告書の提出が期限を過ぎた理由につきまして、以下の通りご報告申し上げます。

 1.遅延理由→一時的な人員不足による開発の遅れ 


2.対策→シフト管理の徹底と、各チーム責任者間における情報共有の徹底 


---------------------

まとめ

遅延理由書とは、書類の提出や手続きが期限を過ぎた際に提出する書類です。社会保険や雇用保険における手続きの遅れや、ビジネスシーンで発生した何らかの遅延で、提出を求められる場合があります。 
記載する内容には、遅れた理由だけでなく、謝罪の文章や再発防止策も加えたほうがよいケースがあるので、随時判断して作成しましょう。

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