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感謝の気持ちをメールで伝えよう。気になる件名や例文・返信方法まで

2020/03/25

仕事に関係した場面では、感謝の気持ちをメールで伝える機会が多く発生するでしょう。見えない相手に送るメールだからこそ、より丁寧な内容に仕上げる必要があります。感謝メールの書き方や例文、返信などについて解説します。

感謝をメールで伝えるなら

感謝の気持ちは、本来なら対面で伝えるべきです。しかし、スピードが重視される現代のビジネスシーンでは、メールでのお礼も失礼にはあたらないケースが増えてきています。 メールで感謝を伝える場合に、気をつけたいポイントを押さえておきましょう。

できる限り早めに送る

感謝のメールは、できるだけ早く送るようにしましょう。日をまたぐ場合でも、お世話になった出来事から24時間以内には送る意識が大切です。 

来社していた相手に送る場合は、相手が退社してすぐに、自分が外出していた場合は、会社に帰ってきてすぐに送るのが理想のタイミングといえます。 

多くの人は、感謝されたり自分が役に立ったことを実感したりすると、喜びを感じます。同時に、また感謝されたい、役に立ちたいという思いも抱くでしょう。 感謝するタイミングが早ければ早いほど、感謝の気持ちを強められます。

できるだけ早い感謝のメールは、自分や自分が属する組織に、大きなリターンを呼ぶことにもなり得るのです。

同じ表現を続けて使わない

複数の事柄に対してお礼を言う場合は、「ありがとうございました」のようなフレーズを、繰り返し使わないようにしましょう。 
同じ言い回しを続けて使うと、形式的で雑なイメージを与えてしまう可能性があります。

あわせて、表現力の乏しさを露呈してしまうことにもなりかねません。 
「~の件につきましても、重ねてお礼申し上げます」など、2回目以降は別の表現を使うように意識しましょう。

結びの言葉が大事

感謝メールでは、ある程度定型化した結びの言葉がいくつかあります。
相手との良好な関係を引き続き維持していく上で、文章の締め方はとても重要な部分です。 

以下に挙げたような文言を、結びの言葉としてすらすらと使えるようになりましょう。相手との関係を考慮し、敬語の強弱を調節することも大切です。

▼使い方例▼

・メールにて恐縮ではございますが、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 

・皆様のご健康と貴社のご発展をお祈りし、取り急ぎ本日のお礼とさせていただきます。皆様のご健康と貴社のご発展をお祈りし、取り急ぎ本日のお礼とさせていただきます。

・まずは御礼かたがたメール差し上げた次第です。後日改めてご挨拶に伺います。

感謝のメールの件名は?

ビジネスメールにおける件名は、分かりやすく簡潔であることが重要です。感謝メールの件名には、感謝の言葉と何に対するお礼なのかを、ひと目で理解できるように書きましょう。

~をありがとうございました

自分や会社が、お中元・お歳暮の時期に、取引先から品物を頂くこともあるでしょう。そのようなときに、以下のような件名でメールを送れば、内容がすぐに分かってもらえます。

▼使い方例▼

・お中元をありがとうございました。 

・お心づくしのお品をありがとうございます。 

・結構なお品を頂戴いたしました。 

取引先主催のイベントや会社の飲み会などに誘ってもらったような場合にも、次のような件名なら気持ちよく読んでもらえるでしょう。

▼使い方例▼

・展示会ありがとうございます。

・本日はごちそうさまでした。 

お礼のメールは、他の用件と混同してしまうと、感謝の気持ちが薄れます。件名も、「会議のお礼と○○に関する進捗のご報告」などとなり、複雑で分かりにくいでしょう。

~のお礼

ややビジネスライクな表現ではありますが、以下のような件名なら、より簡潔に内容を理解してもらえます。

▼使い方例▼

・セミナー参加のお礼 

・お歳暮のお礼

ビジネスメールは、多忙な人なら1日に数十通のメールを受け取ることもあります。

そのような人たちは、今すぐ確認が必要なメールだけを開封することも多いでしょう。読まれないまま他のメールに埋もれてしまわないように、目立つ工夫が必要です。

次のように、会社名や名前を記せば、他の件名と差別化できます。

▼使い方例▼

・お食事のお礼【有限会社○○ 田中】 

・【株式会社○○ 鈴木より】資料のお礼 

~ではお世話になりました

目をかけてもらった先輩や上司が退職する際などに、これまでの感謝の気持ちを伝えるメールで使える件名です。次のように書くとよいでしょう。

▼使い方例▼

・【佐藤より】長い間お世話になりました 

自分が職場を去るときや、深く付き合っていた取引先と契約が切れる際など、使い回しのきく件名です。

上司や取引先などに送れる感謝メールの例文

お礼のメールは、感謝の気持ちを伝えることだけに集中して書きましょう。いくつかのシーン別で使える例文を紹介します。

お世話になったことをお礼したい場合

お世話になった上司に送る例文は以下のようになります。具体的なエピソードも一言添えましょう。 

▼使い方例▼

本文:総務部人事課 渡辺様 お疲れ様です。情報推進課の鈴木です。 このたび、一身上の都合により、3月末で退職することになりました。 

本来なら直接お会いしてご挨拶をすべきところ、メールにて失礼いたします。 渡辺部長には入社当初から目をかけていただき、多くのことを学ばせていただきました。 

ミスが続いて落ち込んでいた頃、よく食事にお誘いいただいたことを今でも思い出します。
 在籍中は至らぬ部分もあったかとは思いますが、いろいろとありがとうございました。 これからも渡辺部長から教わったことを活かしてまいりたいと思います。 

今後のご健康とさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
 今まで本当にありがとうございました。

食事のお礼をしたい場合

上司から食事に誘われた際の感謝メールは、次のように書きましょう。

▼使い方例▼

本文:中村部長 お疲れ様です。小林です。
 昨晩はお忙しい中、お食事にお誘いいただきありがとうございました。 

すっかりごちそうになってしまい、恐縮しております。 お客様との対応の仕方など、ためになる話も伺うことができ、大変勉強になりました。

 まだまだ至らない点も多く、ご迷惑をおかけしますが、今後ともよろしくお願いします。 メールで失礼ながら、まずはお礼申し上げます。 

おごってもらった場合や、多めに払ってもらった場合は、『ごちそうさまでした』という表現をさりげなく使いましょう。
有意義な時間だったことを一言添えるのもポイントです。

訪問や打ち合わせのお礼をしたい場合

取引先へ送る感謝メールの例文を紹介します。より丁寧な敬語表現を意識して書きましょう。

▼使い方例▼

本文:○○株式会社 営業部 吉田様 平素より大変お世話になっております。
 株式会社△△ 企画部の松本でございます。

 本日は大変お忙しい中お越しいただき、誠にありがとうございました。 
打ち合わせの際にご紹介させていただきました商品に関しまして、ご不明な点やご質問等ございましたら、いつでもご連絡ください。 

後日、改めてお伺いさせていただければと存じます。 
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。 

お礼メールへ返信する際の注意点

基本的に、感謝のメールを受け取ったら、返信するのがマナーです。できるだけ早く返事を返すようにしましょう。

簡潔にまとめる

お礼メールへの返信文は、以下のように短めで構いません。内容ではなく、返事を返すこと自体に意味があります。

▼使い方例▼ 

本文:株式会社△△ 企画部 松本様 いつもお世話になっております。 
○○株式会社の吉田です。 お忙しい中、ご丁寧に恐れ入ります。

 こちらこそ、有意義な時間となったことを感謝しております。 
今後ともよろしくお願い致します。

返信する際の件名は、相手に分かりやすいよう、そのまま『Re:』を付けて返すのが基本です。失礼にはあたりません。 通常のビジネスメールでも、最初の件名を残し、『Re:』をつなげてやり取りを続けましょう。

返信不要への対処法

感謝メールの文末に、「返信は不要です」などと書かれている場合があります。相手に手間をかけさせないための心遣いと認識しましょう。 この場合は、もちろん返信する必要はありません。

礼儀だけのメールにいちいち目を通す時間がもったいないと、相手が考えている可能性もあります。 

別件で用がある場合は、感謝メールの返信ではなく、件名を変えて新しいメールを送りましょう。

まとめ

メールを使って感謝の気持ちを示すことは、対面でのお礼に比べ、どうしても敬意が弱まります。
なによりもまず、できるだけ早く送ることが重要です。 メールの内容も、失礼にあたらないよう丁寧な文章を心掛けましょう。

口頭の挨拶は心に残るだけですが、メールは削除しない限り何度も読み返せます。 誤字脱字やおかしな表現がないか、送信前にしっかりと確認してから送るようにしましょう。

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