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『そうですか』の丁寧な表現は?目上の人との会話や接客で活用したい相槌

2020/03/24

『そうですか』は、プライベートでもビジネスでもよく使われる耳慣れた表現です。上司に使ってもNGではありませんが、より丁寧な敬語表現も覚えておくとよいでしょう。話し手を不快にさせないさまざまな相槌や返答を、シチュエーション別に紹介します。

『そうですか』の意味とは

『そうですか』は、相手の話を肯定したり、相槌を打ったりするときに使う表現です。 日常ではごく普通に耳にする言葉ですが「目上の人やビジネスでは失礼にあたるのでは?」と心配になる人もいるでしょう。

『そうですか』は『なるほど』の丁寧な言い方

『そうですか』は、様態・伝聞の助動詞『そうだ』の『だ』を丁寧な助動詞『です』にしたものに、詠嘆の終助詞『か』が組み合わさった言葉です。相手の話に納得したときや意見に賛同するときに用います。

  • 例の件、順調に進みそうだよ。―そうですか。それはよかったです。

身内や親しい友人との会話では「そうそう」「なるほど」と相槌を打ちますが、会社やビジネスシーンでは砕けすぎた印象を与えるでしょう。

『そうですか』は『なるほど』の丁寧な言い方のため、相手や場所を選びません。「そうですか!それはいいアイデアです」のように『感動詞』としての働きもあり、さまざまなシーンで活用できます。

『なるほどですね』は使わない

『なるほど』は、相手の意見を肯定し、受容する意味を持ちます。

ただ「なるほど、おっしゃる通りです」という表現は『相手を評価した上で受け入れる』ニュアンスがあるため、やや上から目線ともいえます。

上司や目上の人の話に対しては「なるほどですね」を使う人もいるでしょう。

  • 先にボタンを押してからカードを通さないと、開錠しないよ。―なるほどですね。ありがとうございます。助かりました。

『ですね』と付けて丁寧に表現しても、本来の意味は変わりません。感嘆詞や副詞である『なるほど』の後に『ですね』という丁寧語を付けるのは文法的に誤りです。

目下の相手から「なるほどですね」と言われた人は不愉快に感じてしまいます

『そうですか』の敬語表現

『そうですか』は丁寧な言い方ではあるものの、目上の人に対して最適な敬語表現とは言えません。 

上司や同僚とのちょっとした会話の中で使うぶんには問題はありませんが、大切な顧客や重役の前では、よりかしこまった表現を使うのがベターです。

『左様でございますか』はかしこまった言い方

大切なシーンでは、『そうですか』の謙譲表現である『左様でございますか』を使いましょう。

『左様』は、本来『然様』と表記し、然るべき・その通りという意味です。『ございます』は『ある』の丁寧語で、相手により改まった印象を与えます。

『左様ございます』は一見すると二重敬語に見えますが、左様は敬語ではないため二重敬語にはあたりません。

形容動詞・感動詞で、時代劇などでは「左様、あれは昨年の秋のことであった」のように肯定の言葉として使われます。

返事をする際に、『左様でございますか』が仰々しく感じる場合は『左様ですか』と答えてもよいでしょう。

  • (目上の人に対し)左様でございますか、では日程の変更をいたしましょうか?
  • (お客様に対し)左様でございますか、でしたらこちらの機種はいかがでしょうか?

『そうですか』のまま使える相手は?

自分よりも目上であっても、いつも一緒に仕事をする同僚や上司に「左様でございますか」を連呼するのは不自然です。

社内の人間は身内と考え、相手が社長や重役でない限りは『そうですか』と返すのがよいでしょう。または『そうです』『わかりました』と返事をしてもOKです。

  • そうですか、先方に確認してみます。
  • そうですか、先輩もそうお考えでしたか。

『そうですか』に似た言葉に『そうなんですね』があります。日常に浸透している表現ですが、多用しすぎると「この人は話に興味がないんだな」と受け取られかねません。

  • 昨日3時間並んで最新のスイーツを食べたんだよ―そうなんですね。

トーンによっては冷たく感情がこもっていないように聞こえるため、相手は気分よく話ができないでしょう。

『そうですか』がよく使われる場面とは

『そうですか』は、日常のさまざまな場面で頻繁に使用されます。相槌として使う場合は、タイミングやトーンに気をつけましょう。相手に不快さを感じさせないような配慮を心がけたいものです。

相槌としてよく使われる

『そうですか』は、会話や電話応対の際の『相槌』としてよく使われます。この場合のそうですかは「あなたの話をちゃんと聞いていますよ」という合図です。

適切なタイミングで「そうですか」または「左様ですか」を挟むと、相手はテンポよく話ができるでしょう。

  • そうですか、それは残念でしたね。
  • そうですか、相当おいしい料理だったのですね。

特に、電話は顔が見えないため、相槌がないと相手は「聞いてくれているのかな」「話がつまらないのでは?」と不安になってしまいます。

楽しい話題のときは少し高めのトーンで「そうですか!」と答えたり、クレーム対応のときは「左様でございますか…」と真剣な声色で話を受け取った姿勢を見せたりすると効果的です。

ひと言プラスすることで会話力が上がる

相槌が「そうですか…そうですか…」と続けば、相手に事務的な印象を与えます。そうですかの相槌を入れた後に、何かひと言プラスすれば、会話がより弾むでしょう。

  • あそこのランチはおいしいんだよ。―そうですか、何を召し上がったのですか?
  • 予約を取って行ったのに、ずいぶん待たされたんだ―そうですか。それは災難でしたね。

相手の話を受け止めた後に掘り下げて質問をすることで、相手は「自分の話に興味を持ってくれている」と感じます。

そうですかの後に「知らなかったです!」「すてきですね」「残念でしたね」など、驚きや相手に共感する言葉を付け加えるのもよいでしょう。

『相槌や返答』としてこんな言葉も使える

『そうですか』や『左様でございますか』のほかに、相槌や返答としてよく用いられる言葉を紹介しましょう。相槌が丁寧かつバリエーションに富んでいると、相手も気分よく話が進められます。

おっしゃる通り

目上の人の話を肯定するときは『おっしゃる通り』を使いましょう。

『おっしゃる(仰る)』は『言う』の尊敬語で「あなたの言っていることは正しいです」と敬意を払っていることになります。

  • 課長のおっしゃる通りです。ミーティングは午前中に致しましょう。
  • 目標の見直しが必要という点については、私もおっしゃる通りだと思います。

『その通り』という表現もありますが、部下が上司に向かってその通りですと返すのは、上から目線で高圧的な印象を与えます。上司が部下に「その通りだよ」と言うのは問題ありません。

漢字の『仰る通り』でも構いませんが、どうしてもかたい印象を与えます。新聞記事などでもひらがなで表記することが多いため、ビジネスメールなどでもおっしゃる通りで十分でしょう。

ご指摘の通り

『ご指摘の通り』は、相手に指摘されたときに使う言い回しで、指摘に対する賛同や謝罪を述べるときに多く使われます。

ビジネスシーンにおいては、上司はもちろん、取引先や顧客から苦情を言われるケースが少なくありません。「ご指摘の通りです」と事実を認める姿勢を見せましょう

  • ご指摘の通り、先日お送りした見積書には金額の誤りがありました。
  • ご指摘の通り、データのミスを確認いたしました。
  • ご指摘の通りです、申し訳ございません。

相手の指摘が正しいときは『ご指摘ごもっともです』という表現も可能です。

  • ご指摘ごもっともです。早急に対応いたします。

『ごもっとも(御尤も)』は、相手の言い分が道理であることを肯定するさまを表し、こちらに非があるのが明らかである場合に使います。

承知いたしました

『承知いたしました』は、上司からの指示や相手の説明に対し、納得したときに用いられる表現です。

『事情を知ること』の意味もあり、「わかりました」や「かしこまりました」と同様の使われ方をします。

『了解しました』も意味的には似ていますが「目上の人や取引先に対して使うのは失礼」と考える人が多いため、ビジネスシーンでは使用を控えるのが無難です。

  • 〇〇商社との商談の件、承知いたしました。
  • 承知いたしました、すぐに内容を確認してまいります。

『承知致しました』と漢字で書くか迷う場合もあるかもしれません。  

『承知』は名詞ですが、するを付けることで『承知する』という他動詞になります。 

 致す自体が動作にあたるときは漢字ですが、するを謙譲表現に変えた形がいたすのため『補助動詞』としての使い方のひらがなが適当です。

勉強になりました、学ばせていただきました

上司にアドバイスを受けたときは『勉強になりました』を使ってもOKです。

勉強には『経験を積む』という意味もあり「おかげで知識が増えました」と同様のニュアンスになります。

  • お忙しい中、貴重なお話をありがとうございます。大変勉強になりました。
  • 先生からはたくさんのことを学ばせていただきました。今後の研究に生かしていきます。

『学ばせていただきました』は、自分を低くして相手を高める謙譲表現であるため、相手に謙虚さが伝わるでしょう。

よく似た『参考になりました』は、目上の相手に失礼な表現にあたります。参考には『自分の考えの足しになる』という意味があり、上から目線の印象を与えるためです。

まとめ

『そうですか』は、会社の上司や先輩にも不快感を与えない使い勝手のよい表現です。しかし、いつもそうですかばかりを連呼していると「本当に話を聞いているのかな」と思われてしまうでしょう。

社会人として相槌や返答のバリエーションを増やすことは、コミュニケーションを円滑にしてよりよい人間関係をつくります。一度、自分の言葉遣いを見直してみましょう。

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